Administratief assistent (M/V/X)

Functie

CONTEXT:

De leden van het kabinet van de burgemeester ondersteunen hem en zijn kabinetschef in al hun dagtaken en zijn de tussenpersoon tussen deze laatsten en de burgers.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN:

• U bereidt dossiers voor en verzekert er het beheer en de dagelijkse administratieve opvolging van (klasseren, factureren, kleine budgetten beheren, invoeren, diverse dossiers samenstellen, enz.).
• U stelt allerlei documenten op (brieven en e-mails van burgers gericht aan de burgemeester, verslagen aan het college, nota's, betalingsopdrachten, enz.).
• U bent een van de contactpersonen voor de gebruikers van de dienst, meer bepaald de scholen, de leerkrachten, het opvangpersoneel, het schoonmaakpersoneel, enz..
• U werkt samen met uw collega's bij hun dagtaken en met de verantwoordelijke van de dienst, meer bepaald door hen relevante informatie te bezorgen.
• U woont sommige vergaderingen bij als vertegenwoordiger van het kabinet en stelt processen-verbaal op.
• U werkt samen met de andere gemeentediensten (Financiën, Bezoldigingen, Gebouwen, enz.).
• U biedt ondersteuning bij de organisatie van gerichte activiteiten.
• U beheert de agenda van de burgemeester en die van de kabinetschef samen met de andere leden van het kabinet.
• U codeert en archiveert de documenten die behandeld zijn met naleving van de regels van de AVG.

GEZOCHT PROFIEL:

• U bent houder van een getuigschrift hoger middelbaar onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Vlaamse of de Franse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Nuttige ervaring in een andere overheid kan een troef zijn.

ONS AANBOD:

• Contract van bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (nadien mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur) - Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1) ;
• Maaltijdcheques ;
• Er wordt rekening gehouden met uw volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Aangename werkomgeving en goed evenwicht tussen werk en privé ;
• Eindejaarspremie ;
• Mogelijkheid tot telewerk ;
• Maaltijdcheques (€ 8/dag) ;
• Tweede pensioenpijler ;
• Glijdende werktijd (37,5 uur/week) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Premies voor verplaatsingen per fiets of te voet ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden ;
• Diverse voordelen in het kader van de sociale dienstverlening voor het personeel (tussenkomst in de hospitalisatieverzekering, ...).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE:

Heeft u interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om uw motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van uw cv uit te diepen ;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen ;
• Afhankelijk van de noden van de functie, een schriftelijke proef om de schrijf-, synthese- en analysevaardigheden van de eerder geselecteerde kandidaten na te gaan en/of een online werkpersoonlijkheidsinventaris waarmee in ongeveer twintig minuten het persoonlijkheidsprofiel, het professionele gedrag en de sterke en zwakke punten van de kandidaat kunnen worden vastgesteld.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.