Administratief assistent / Boekhouder (M/V/X)

Functie

CONTEXT:

De dienst van de Ontvanger is belast met de inning van de ontvangsten, de betalingen en de opmaak van de begroting en van de rekening van het bestuur.

Hij is opgedeeld in verschillende cellen, waaronder de cel "Ontvangsten", die op zoek is naar een polyvalente medewerker.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN:

• U bent verantwoordelijk voor het beheer van verschillende bankrekeningen en zorgt ervoor dat de ontvangsten van verschillende diensten (sport, bevolking en andere) worden toegewezen in het boekhoudprogramma PHENIX. U werkt bijgevolg samen met de collega's van de andere gemeentediensten om de bewijsstukken van deze ontvangsten te verkrijgen binnen de vastgestelde termijnen;
• U verzekert de terugbetaling van de onrechtmatig verkregen ontvangsten voor deze verschillende diensten;
• U wijst de verschillende mobiele betaalterminals toe aan de diensten volgens de planning van de activiteiten die buiten de gemeentegebouwen worden georganiseerd (10 km van Ukkel, inschrijvingen voor zomerstages enz.). Vervolgens wijst u deze ontvangsten toe in de boekhouding.
• U verzorgt de administratieve opvolging van de notariële kennisgevingen en van de faillissementen in samenwerking met de dienst Belastingen.
• U staat in voor de administratieve opvolging van brieven van de arbeidsrechtbank en/of notarissen met betrekking tot collectieve schuldregelingen en derdenbeslagen.
• U beheert de inning van bepaalde door ons bestuur ingekohierde belastingen (versturen van aanslagbiljetten, opvolgen van vorderingen in nauwe samenwerking met de juridische dienst en de dienst Belastingen, opvolgen van aanmaningen en eventuele dagvaardingen in samenwerking met de gerechtsdeurwaarders).
• Afwisselend met uw rechtstreekse collega's:
  • U waakt over de voorbereiding van de zakken met muntstukken en biljetten voor het geldtransport.
  • U klasseert zaken.
  • U controleert de debiteurenstatus van bepaalde burgers die het grondgebied wensen te verlaten (fiscale en andere schulden t.a.v. ons bestuur).

UW PROFIEL:

• U heeft een diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig met een boekhoudkundige en/of administratieve oriëntatie erkend door de Vlaamse of de Franse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde);
• Nuttige ervaring in een overheid op vlak van invordering kan een troef zijn;
• U staat graag ten dienste van het publiek en van de belastingbetaler;
• U bent een organisatietalent. U voert uw taken zelfstandig en gestructureerd uit onder toezicht van de verantwoordelijke van de cel Ontvangsten;
• U bent nauwgezet in de opvolging van uw dossiers;
• U bent doeltreffend en flexibel;
• U bent stressbestendig;
• U heeft een teamgeest;
• U kunt initiatief nemen, organiseren en wordt graag polyvalent ingezet;
• U leeft termijnen en prioriteiten na;
• U beschikt over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest van de schriftelijke en mondelinge proef). Basiskennis van het Engels vormt een pluspunt voor onze buitenlandse belastingplichtigen;
• U beheerst de gangbare computertools en bent in staat zich aan te passen aan het gebruik van specifieke software (boekhouding, bankzaken, facturering, ...) en officiële databanken.

ONS AANBOD:

• Contract met bepaalde duur van zes maanden ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 u./week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1 - administratief assistent). Er wordt rekening gehouden met uw volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullende pensioenregeling ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Flexibele werktijden en een gezonde balans tussen werk en privé, met name via legaal en extralegaal verlof (min. 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Premies voor verplaatsingen per fiets of te voet ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden die tijdens de werkuren in onze lokalen worden georganiseerd (bureautica, talen, welzijn enz.) ;
• Mogelijkheid tot telewerk (structureel en occasioneel) ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE:

Heeft u interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om uw motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van uw cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Afhankelijk van de noden van de functie, een schriftelijke proef om de schrijf-, synthese- en analysevaardigheden van de eerder geselecteerde kandidaten na te gaan en/of een online werkpersoonlijkheidsinventaris waarmee in ongeveer twintig minuten het persoonlijkheidsprofiel, het professionele gedrag en de sterke en zwakke punten van de kandidaat kunnen worden vastgesteld.
• De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.

U kunt per e-mail ook bijkomende inlichtingen over de vacature bekomen bij mevr. Martine LOURETTE via mlourette@ukkel.brussels met vermelding van uw volledige gegevens.