Gestionnaire de dossiers formations (H/F/X)

La société

CONTEXTE :

Le Département des Ressources humaines comprend actuellement le Service du Personnel ainsi que le Service des Rémunérations et Pensions. La mission du Département est de proposer et d’implémenter une politique des Ressources humaines innovante et adaptée aux besoins de la Commune.

En tant que partenaire de l’Administration, le Département des Ressources humaines initie et/ou mène les projets en lien avec la stratégie définie par le Comité de Direction en accord avec la vision impulsée par les organes politiques de la Commune. Sur un plan plus opérationnel, il assure la gestion administrative des carrières d’environ 1000 agents statutaires et/ou contractuels dans le respect de la légalité.

Fonction

VOTRE MISSION :

Sous l’autorité du responsable formation et de la Directrice des Ressources humaines, et conformément aux orientations données par la Secrétaire communale et le Collège, vous mettez en œuvre les processus et outils RH dans le domaine de la formation du personnel.

Vous assurez la gestion administrative et le suivi des dossiers des membres du personnel dans le domaine de la formation.

VOS TÂCHES :

• Vous conseillez, renseignez et orientez les agents ou les responsables de service en matière de formation.
• Vous préparez, analysez et assurez le suivi de dossiers relatifs à la formation (encodage dans le tableau de suivi Excel, gestion des inscriptions auprès des organismes extérieurs, envoi de la confirmation à l’agent ainsi qu’à ses supérieurs hiérarchiques, suivi des factures, remboursement des frais de déplacements, etc.).
• Vous préparez et rédigez des documents (courrier électronique, rapport au Collège, fiche de formation, publication intranet, cahier des charges, bon de commande, etc.).
• Vous repérez et analysez les besoins individuels et collectifs de formation en recueillant auprès des responsables de service les informations concernant l’évolution des services, des missions et des métiers.
• Vous centralisez, coordonnez et mettez en œuvre les plans de formations des différents services de l’administration.
• Vous contactez et consultez les organismes de formation publics et privés.
• Vous assurez la logistique des formations organisées en interne (réservation des salles, gestion des inscriptions et envoi des convocations, (re-)mise en place des salles, accueil du formateur et des participants, diffusion des supports ainsi que du formulaire d’évaluation, encodage des participants dans le tableau de suivi Excel, etc.).
• Vous gérez la boîte aux lettres électronique de la Cellule Formation.
• Vous encodez les formations dans le logiciel de suivi des présences.
• Vous classez et archivez les documents en lien avec les formations.

Profil

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire :

1. SOIT : d’un diplôme de bachelier (enseignement supérieur de type court) à orientation sociale (gestion des ressources humaines, assistant(e) en psychologie, etc.).
2. SOIT : d’un diplôme de bachelier (enseignement supérieur de type court) ET vous disposez d’une expérience de minimum 2 ans dans une fonction similaire (à indiquer clairement dans votre lettre de motivation et CV).

Attention, le diplôme est une condition sine qua non de recevabilité.

• Vous êtes orienté service public ;
• Vous appréciez le travail en équipe ;
• Vous disposez d’une expérience en gestion de projets ;
• Vous possédez une connaissance de base en marchés publics ;
• Vous êtes rigoureux dans le suivi des dossiers. Vous respectez les échéances et les priorités ;
• Vous avez des capacités d’analyse, d’initiative et d’organisation ;
• Vous avez le sens du contact ;
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Vous êtes résistant au stress et flexible ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, etc.).

Langue

• Connaissance active du français et du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet Selor – communication écrite et orale).

Offre

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de six mois (en vue d'un CDI) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux- (niveau B1 - Secrétaire administratif). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 3.086,87 € pour 5 ans d’expérience et de 3.578,27 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Cadre de travail agréable ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles (sous réserve que cela soit compatible avec les formations organisées en interne) et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des frais pour les autres transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Prime vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Possibilité de télétravail (structurel et occasionnel), et ce, sous réserve que cela soit compatible avec l’organisation du service et des formations en interne ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.