Administratief adjunct (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT:

Een gemeentebestuur heeft talrijke gebouwen nodig (meer dan honderd in Ukkel) om zijn opdrachten te kunnen vervullen. Dit zijn onder meer administratieve gebouwen, scholen, kinderdagverblijven, sportcentra en culturele gebouwen.

Het onderhoud en de renovatie van deze gebouwen en soms het bouwen van nieuwe valt onder de verantwoordelijkheid van het departement Facility Management. Dat is opgesplitst in verschillende diensten, onder andere de dienst Renovatie & Onderhoud en de dienst Architectuur.

De dienst Renovatie & Onderhoud beschikt over een dertigtal arbeiders om alle nodige onderhoudswerken te verrichten (lichte renovatie, beheer van de telefonie, van de verwarming, loodgieterswerk, enz.).

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN:

• Onder toezicht van je hiërarchie verzorg je de administratieve opvolging van de dossiers van de ambtenaars van de dienst, meer bepaald wat betreft de verloven, de afwezigheden wegens ziekte en de overuren.
• Je beheert ook de opvolging van de bestellingen, de behandeling van de bonnen en de facturering en biedt ondersteuning voor de planning en de bijwerking van gebeurtenissen.
• Je werkt de onderhoudsplanning bij en verstuurt ze naar de gebruikers, stelt nota's en verslagen op en verzekert de opvolging van de briefwisseling en de interne en externe mails.
• Je superviseert de vragen tot interventie van externe firma's op administratief vlak.
• Je voert allerlei administratieve taken uit.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL:

• Je bent houder van een getuigschrift lager secundair onderwijs erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je organiseert je taken zelfstandig en gestructureerd onder toezicht van de verantwoordelijke van de dienst ;
• Je ontwikkelt een teamgeest ;
• Je bent empathisch en aandachtig voor de kwaliteit van je communicatie ;
• Je hebt verantwoordelijkheidszin bij het vervullen van je taken, die je methodologisch uitvoert ;
• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en een basiskennis van het Nederlands (eventueel aangetoond door een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge kennis) ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, virtuele vergaderingen, enz.).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS:

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD:

• Contract met bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau D1). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.530,44 voor 5 jaar ervaring en € 2.841,20 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Maaltijdcheques (€ 8/dag) ;
• Tweede pensioenpijler ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Aangename werkomgeving en goed evenwicht tussen werk en privé ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende werktijd (37,5 uur/week) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot telewerk ;
• Allerlei sociale voordelen voor het personeel (tussenkomst hospitalisatieverzekering, …).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE:

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.