Een administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Kieszaken houdt zich bezig met de uitvoering van de federale en gewestelijke voorschriften voor de goede organisatie van de verkiezingen. Het betreft dus handelingen om de naleving van het democratisch verloop van het kiesproces te verzekeren.

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

• Je onthaalt het publiek en verschaft de nodige informatie.
• Je ontvangt de afwezigheidsattesten.
• Je levert de volmachtformulieren af.
• Je voert informatie in die op de kiezerslijst moet staan, verwerkt en klasseert ze.
• Je ontvangt en behandelt de e-mails in verband met de verkiezingen.
• Je verzekert telefonische permanentie.
• Je voert allerlei administratieve taken uit.
• Je krijgt een opleiding in de verschillende aangelegenheden van de dienst Bevolking.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je staat graag ten dienste van het publiek ;
• Je kan goed organiseren. Je voert je taken zelfstandig en gestructureerd uit onder toezicht van de verantwoordelijke van de dienst ;
• Je geeft blijk van teamgeest ;
• Je gaat nauwkeurig te werk bij invoeringstaken ;
• Je kan analyseren, initiatief nemen, organiseren en bent polyvalent ;
• Je hebt een luisterend oor en gaat graag met mensen om ;
• Je houdt van verantwoordelijkheid ;
• Je hebt een actieve kennis van het Frans (schriftelijke en mondelinge communicatie). Een goede kennis van het Nederlands is een troef ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e-mail, enz.).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van zes maanden (verlengbaar) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer inlichtingen:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.