Administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Stedenbouw heeft de verantwoordelijkheid om stedenbouwkundige vergunningen af te leveren aan de burgers en de goede uitvoering ervan te verzekeren. Hij houdt zich voornamelijk bezig met de behandeling van de aanvragen die gericht zijn aan het college van burgemeester en schepenen.

Hij verschaft ook stedenbouwkundige inlichtingen over de gewestelijke of gemeentelijke verordenende bepalingen die van toepassing zijn op een goed.

De administratief beheerders zijn belast met de administratieve opvolging van de aanvraagdossiers tot vergunning en werken nauw samen met de architecten en de cel speciale regelen van openbaarmaking (SRO).

Aan elk aanvraagdossier tot stedenbouwkundige vergunning wordt een architect en een administratief beheerder toegewezen. Deze twee referentiepersonen moeten de behandelingsprocedure tot een goed einde brengen.

Functie

JOUW TAKEN :

Het werk van een administratief beheerder kan als volgt samengevat worden:

• Alle uitgaande brieven van het bestuur typen en de verzending ervan verzorgen: ontvangstbevestiging van de dossiers, vraag van de adviezen (aan de verschillende instanties en/of diensten), ...;
• De administratieve opvolging van de verslagen aan het college verzekeren;
• Alle gebeurtenissen van de procedure invoeren in het programma NOVA;
• De vergunningen typen en ze betekenen;
• De belasting voor het onderzoek en de afgifte factureren en de werkelijke betaling ervan controleren voor de afgifte van de documenten;
• Telefonische inlichtingen aan de vergunningsaanvragers over de voortgang van hun dossier;
• Het beheer van de naleving van de termijnen die opgelegd worden door het BWRO.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je hebt verantwoordelijkheidszin en bent georganiseerd ;
• Je voert je taken zelfstandig en gestructureerd uit onder toezicht van de verantwoordelijke van de dienst ;
• Je bent nauwgezet in de opvolging van je dossiers ;
• Je leeft termijnen en prioriteiten na ;
• Je werkt samen en deelt relevante informatie met anderen ;
• Je kan goed analyseren, initiatief nemen en organiseren ;
• Je bent polyvalent ;
• Je hebt een luisterend oor en bent assertief ;
• Je kan goed teksten opstellen ;
• Je werkt graag in een dynamisch en gemotiveerd team ;
• Je bevordert de goede verstandhouding en bent bereid je collega's te helpen ;
• Je behartigt de belangen van ons bestuur ;
• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands (eventueel aangetoond door een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge kennis) ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, ...).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1 - administratief assistent). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Eindejaarstoelage ;
• Glijdende uren (onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de intern georganiseerde opleidingen) en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de kosten voor het andere openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website www.ukkel.be (rubriek "Werken bij de gemeente Ukkel") in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag, zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.