Budgettair en logistiek beheerder (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Opvoeding is belast met het beheer van de gemeentescholen van Ukkel zodat de leerlingen en studenten kwalitatief onderwijs kunnen volgen. Hij houdt zich bezig met twee opdrachten die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn:

• Educatief aspect: de pedagogische cel promoot kwalitatief onderwijs door middel van haar educatieve en pedagogische projecten;

Organisatorisch aspect: de dienst Opvoeding zorgt ervoor dat de scholen over de nodige financiële, materiële en technische middelen beschikken om optimaal te functioneren. Hij verzorgt ook het management van de human resources die gewijd zijn aan de scholen (aanwerving, loopbaanbeheer, begeleiding van de administratieve teams)

Functie

JOUW OPDRACHT :

Als attaché speel je een cruciale rol in de dienstverlening aan de gemeentescholen van Ukkel. Onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de dienstchef ben je een lid van de cel administratieve aansturing van de dienst en kom je rechtstreeks tussenbeide in het kader van het budgettair beheer en de logistieke opvolging ten bate van de gemeentescholen.

Je voornaamste opdracht bestaat erin het beheer van de begroting van de dienst Opvoeding te verzekeren om een samenhangende werking van de gemeentescholen te garanderen en de logistieke opvolging van de materiële behoeften te coördineren.

Je werk is fundamenteel om de werking van de gemeentescholen te verbeteren ten bate van de leerlingen die er naar school gaan en van de personeelsleden die er werken, waarbij je waakt over een vlotte coördinatie met de diensten van ons bestuur, de andere overheidsdiensten en de dienstverleners.

Werkomgeving :

Je maakt deel uit van een team dat belast is met de aansturing van de gemeentescholen van Ukkel, bestaande uit de dienstchef, de schoolcoördinator en de directeur van het departement. Je werkt nauw samen onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van je dienstchef. Je verzorgt de opvolging van je opdrachten en superviseert je medewerkers. Je staat in contact met andere gemeentediensten en meer bepaald met de dienst van de gemeenteontvanger, de dienst Gemeentegebouwen en de Opdrachtencentrale.

Je neemt actief deel aan de plaatselijke paritaire commissies (PLAPACO) specifiek voor het onderwijs als vertegenwoordiger van de inrichtende macht, samen met de schepen, de directeur van het departement, de dienstchef en de schoolcoördinator.

JOUW TAKEN :

Budgettair beheer :

• Je werkt mee aan de strategische planning van de begroting, anticipeert op de toekomstige behoeften en helpt de meerjarige educatieve projecten van de gemeentescholen uit te voeren ;
• Je werkt samen met het sturingsteam mee aan het beheer en de opvolging van de begroting. Je zorgt ervoor dat de beschikbare gelden optimaal gebruikt worden om gehoor te geven aan de behoeften van de scholen en vermijdt verspilling en financieel onevenwicht in een streven naar optimalisering van de beschikbare middelen ;
• Je volgt de verschillende subsidies op (aanvraag, verkrijging, aanwending, controle, ...) ;
• Je helpt nieuwe digitale tools voor dagelijks beheer voor de medewerkers te implementeren ;
• Je helpt bij de opmaak van bepaalde overheidsopdrachten in verband met onze scholen en stelt er een verslag en een analyse van op voor de dienstchef, de schoolcoördinator en de directeur van het departement ;
• Je helpt bij de opmaak van verslagen aan het college van burgemeester en schepenen en bij de opmaak van het jaarverslag van de dienst, bij de verschillende begrotingsonderzoeken, ...;
• Naast het gangbaar beheer van de dossiers beheer je (alleen of met anderen) specifieke dossiers met diverse thema's in verband met de werking van de scholen.

Logistiek beheer :

• Samen met de medewerkers en het sturingsteam draag je bij aan het beheer van de technische en materiële middelen en verzeker je de goede werking van de scholen, zoals de bevoorrading met verbruiksgoederen, de levering van diverse benodigdheden, de opvolging van de materiaalherstellingen, enz. ;
• Je helpt de logistieke processen te verbeteren om efficiënter te worden ;
• Je interageert met de Opdrachtencentrale om de behoeften van de scholen te definiëren en draagt bij aan het beheer van de voorraad, aan de opvolging van de bestellingen en aan de verdeling van de toebehoren ;
• Je interageert met de dienstverleners (materiaalherstelling, leverancier, enz.), het administratief personeel van de scholen (directie, secretariaat) en het werkliedenpersoneel (de regisseurs en de arbeiders van de dienst Opvoeding) om de interventies op het terrein te optimaliseren ;
• Je legt het verband tussen de logistiek, de materiële behoeften en de begroting.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een master erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je hebt aanleg voor cijfers en toont een reële belangstelling voor budgettair beheer ;
• Je beheerst de rekenkundige computertools (Excel, enz.) en de gangbare toepassingen (tekstverwerking, mailbox, ...) ;
• Je hebt een luisterend oor en bent assertief ;
• Je bent in staat om zelfstandig te werken ;
• Je bent proactief en geeft blijk van teamgeest ;
• Je bent nauwgezet en planmatig, bent een organisatietalent en bent in staat om prioriteiten te stellen ;
• Je beschikt over een vermogen om te werken in een gereglementeerde omgeving met strikte procedures ;
• Je bent in staat om financiële gegevens te vulgariseren voor leken ;
• Je bent flexibel en in staat om je aan te passen aan gevarieerde thema's ;
• Je bent in staat om het hoofd te bieden aan onvoorziene gebeurtenissen dankzij een rustige en gestructureerde aanpak met naleving van de opgelegde termijnen en bent stressbestendig;
• Je geeft blijk van teamgeest, kan goed samenwerken en bent bereid om anderen te helpen ;
• Je communiceert vlot om efficiënt samen te werken met je collega's, de transversale diensten en de externe partners ;
• Je bent in staat om te werken in een multidisciplinair team en in een collaboratieve omgeving;
• Je hebt actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge communicatie) ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e-mail, enz.).

Aanbod

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van zes maanden (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau A1 - attaché).
• Ter informatie: bruto maandloon van € 4.053,65 voor 5 jaar ervaring en € 4.719,94 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.