Een Administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

OPDRACHT VAN DE FUNCTIE :

De Dienst Cultuur heeft als opdracht het lokale culturele leven te ondersteunen en de toegang tot cultuur voor alle inwoners van Ukkel te bevorderen. De dienst organiseert een gevarieerd en kwalitatief programma (tentoonstellingen, concerten, filmvertoningen, geleide bezoeken, …) en ondersteunt culturele projecten van artiesten en culturele operatoren, onder andere via subsidies.

De tweetalige dienst omvat ook het Lokaal Cultuurbeleid, de Nederlandstalige Bibliotheek en het programma Brede School.

In dit kader zoeken wij een administratieve parel (Nederlands- of tweetalig) om ons team te versterken en onze opdrachten met nauwkeurigheid en enthousiasme te ondersteunen.

Functie

ACTIVITEITEN :

• Je ondersteunt het Lokaal Cultuurbeleid en Brede School op administratief vlak :
  • opstellen van verslagen voor het College, opvolging van facturen, opmaak van bestekken, ezv.
  • deelname aan overlegvergaderingen
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de Nederlandstalige Bibliotheek :
  • opvolging van bestelbonnen en facturen
  • bijhouden van de uitgaven in overzichtstabellen
  • schakel tussen de bibliotheek en de administratieve diensten
• Je beheert de subsidiedossiers van de culturele operatoren :
  • aanspreekpunt voor verenigingen
  • administratieve opvolging van subsidiedossiers (dossiercodering, verslag aan de gemeenteraad, opvolging van betalingen, ezv.)
  • ondersteuning en advies aan culturele partners bij hun administratieve stappen richting de gemeente
• Je beheert de aanvragen voor cultuurcheques (ontvangst, controle van de voorwaarden, ezv.)
• Je ondersteunt bepaalde evenementen van de dienst.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je bent klantgericht en behulpzaam ;
• Je haalt energie uit samenwerkingen en bent goed in het opbouwen van professionele relaties ;
• Je hebt kennis van gemeentelijke administratieve procedures en tools ;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en houdt ervan dat zaken correct en ordelijk verlopen ;
• Je beschikt over goede schrijf- en communicatieve vaardigheden (zowel Nederlands als Frans) ;
• Je bent zelfstandig en oplossingsgericht ;
• Je werkt graag in teamverband ;
• Je bent proactief ;
• Je bent flexibel en bereid om occasioneel ’s avonds (vernissages) of in het weekend (evenementen) te werken ;
• Je hebt een bijzondere interesse om te werken binnen een culturele context ;
• U heeft een actieve kennis van het Nederlands en het Frans (eventueel aangetoond met een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge communicatie) ;
• Je beheerst de Microsoft Office-programma's en de frequent gebruikte computertoepassingen. Kennis van een geografisch informatiesysteem (GIS) is een pluspunt ;
• Beschikken over een rijbewijs B is een pluspunt.

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1 - administratief assistent). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Eindejaarstoelage ;
• Glijdende uren (onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de intern georganiseerde opleidingen) en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de kosten voor het andere openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer inlichtingen:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd !

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.

Vragen over de inhoud van de functie? mail of bel naar Céline Jacquet: cjacquet@ukkel.brussels of 02/605.15.31.