Een administratief adjunct (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Bodes/Onthaal zijn de eerstelijnsambassadeurs voor het gemeentebestuur. Ze verwelkomen de burgers wanneer ze in het Administratief Centrum aankomen en beantwoorden de verschillende vragen tijdens hun bezoek of aan de telefoon. Ze spelen ook een rol van begeleiding en logistieke ondersteuning voor alle gemeentediensten. Ze vereenvoudigen hun dagtaken door de post en de materiaalvoorraad (kantoorbenodigdheden, bevoorrading van koffie en dranken) die het departement Algemene Zaken ter beschikking van de diensten stelt te beheren.

Functie

JOUW OPDRACHT :

De opdracht van de dienst Bodes/Onthaal is gericht op twee pijlers:

1. Frontdesk:

• Je onthaalt en oriënteert de burger bij zijn aankomst in het Administratief Centrum naargelang de vragen aan het loket en telefonisch voor onze gemeentediensten.
• Je beheert het onthaal en verzekert de helpdesk wat betreft het gebruik van tools die ter beschikking van de burger staan: ticketautomaten, fotoautomaat en geldautomaat.
• Je neemt documenten van de burgers in ontvangst en levert ontvangstbevestigingen af.
• Je verzekert een permanentie op donderdagavond (beurtrol).

2. Logistieke ondersteuning:

• Je sorteert, verdeelt en verstuurt de inkomende en uitgaande post.
• Je brengt de documenten naar de verschillende diensten en externe (ronde met de auto) of interne entiteiten.
• Je bereidt de bestelling van drank voor de evenementen voor en levert ze.
• Je volgt het economaat voor elk plateau op en vult het bij in samenwerking met de dienst Economaat.
• Je vult de koffie voor elk plateau bij in samenwerking met de Opdrachtencentrale.
• Je neemt in een beurtrol deel aan de begeleiding bij openbare manifestaties en officiële plechtigheden.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van ofwel:
  • Een getuigschrift lager secundair onderwijs van de tweede graad OF een getuigschrift lager secundair onderwijs (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest van de schriftelijke en mondelinge proef) ;
• Je beschikt over een rijbewijs B ;
• Je neemt dagelijks kennis van de te vervullen opdrachten om te waken over de correcte uitvoering ervan ;
• Je leeft deadlines en prioriteiten na ;
• Je bent polyvalent en flexibel in de taken en de uren ;
• Je bent zeer nauwkeurig in de uitvoering van je taken ;
• Je werkt gestructureerd ;
• Je respecteert de procedures, hebt verantwoordelijkheidszin en gevoel voor dienstverlening;
• Je bent een goede teamplayer ;
• Je bent bereid om een representatiekostuum te dragen aan het onthaal en tijdens plechtigheden ;
• Je bent discreet in bepaalde situaties en respecteert de vertrouwelijkheid.

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract voor bepaalde duur van zes maanden (mogelijkheid tot contract voor onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau D1). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.530,44 voor 5 jaar ervaring en € 2.841,20 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd !

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.