Administratief secretaris (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Opvoeding is belast met het beheer van de gemeentescholen van Ukkel zodat de leerlingen en studenten kwalitatief onderwijs kunnen volgen. Hij houdt zich bezig met twee opdrachten die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn:

• Educatief aspect: de pedagogische cel promoot kwalitatief onderwijs door middel van haar educatieve en pedagogische projecten;

• Organisatorisch aspect: de dienst Opvoeding zorgt ervoor dat de scholen over de nodige financiële, materiële en technische middelen beschikken om optimaal te functioneren. Hij verzorgt ook het management van de human resources die gewijd zijn aan de scholen (aanwerving, loopbaanbeheer, begeleiding van de administratieve teams).

Functie

JOUW OPDRACHT :

Als administratief secretaris sta je onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de dienstchef. Je voornaamste opdracht bestaat erin de administratieve opvolging te verzekeren van de verschillende dossiers die beheerd worden door de dienst Opvoeding, die betrekking hebben op het statutair, administratief en financieel beheer van de verschillende personeelsleden van onze scholen, de aanwending van de budgetten, de logistiek (opvolging van verschillende inventarissen, ...), …

Je werk is fundamenteel om de werking van de gemeentescholen te verbeteren ten bate van de personeelsleden die er werken door te waken over een efficiënt en gunstig beheer dat gericht is op de verbetering van het welzijn van hen en onrechtstreeks op de leerlingen en studenten die er naar school gaan.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

• Jullie maken aan en beheeren van de administratieve en financiële dossiers van de contractuele of onderwijzende personeelsleden in verband met de statuutwijzigingen, de aanwervingen, de stopzetting van overeenkomsten, de afwezigheden wegens ziekte of andere, enz. ;
• Jullie informeren, oriënteren en adviseren de verschillende interne en externe gebruikers van de dienst Opvoeding onthalen ;
• Jullie maken op van verslagen aan het college (aanstellingen, aanwervingen, enz.) ;
• Jullie volgen van de toewijzingen op van de scholen en van de controle van de documenten die naar de Federatie Wallonië-Brussel gestuurd worden voor betaling van de bezoldigingen;
• Jullie maken op van verschillende brieven in verband met het personeelsbeheer en in toepassing van de verschillende reglementen ;
• Jullie invoeren in verschillende platformen voor de opening van de sociale rechten voor de personeelsleden (Sociale Zekerheid, VDAB, DDRS, enz.) ;
• Jullie werken nauw samen in het team om antwoorden te bieden op de problemen, beheertools in te voeren en ondersteuning te bieden aan de medewerkers ;
• Jullie digitaliseren en archiveren personeelsdossers digitaal of op papier ;
• Jullie zijn in staat om regelgevende teksten te lezen, te begrijpen en toe te passen (arbeidsreglement, omzendbrieven, enz.) ;
• Jullie zijn in staat om om de operationelere activiteiten van de dienst op te volgen en te beheren (hulp bij de bestelling van materiaal, bij vragen tot herstelling, betalingsopdrachten, opvolging van facturen of kleine budgetten, vorderingsstaten, enz.).

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een bachelordiploma of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je hebt goede redactionele vaardigheden en zet je ideeën duidelijk uiteen ;
• Je drukt je in alle omstandigheden duidelijk, rustig en geweldloos uit;
• Je bent in staat om notities te nemen en teksten samen te vatten ;
• Je beheerst de frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, enz.) ;
• Je hebt een luisterend oor en bent assertief ;
• Je bent in staat om zelfstandig en nauwgezet te werken ;
• Je bent proactief en geeft blijk van teamgeest ;
• Je bent een organisatietalent en bent in staat om prioriteiten te stellen ;
• Je beschikt over een vermogen om te werken in een gereglementeerde omgeving met strikte procedures ;
• Je bent flexibel en in staat om je aan te passen aan gevarieerde thema's ;
• Je bent oplossingsgericht ;
• Je werkt met respect voor de vertrouwelijkheid van de personeelsdossiers en vriendelijk ;
• Je bent in staat om het hoofd te bieden aan onvoorziene gebeurtenissen dankzij een rustige en gestructureerde aanpak met naleving van de opgelegde termijnen ;
• Je geeft blijk van teamgeest, kan goed samenwerken en bent bereid om anderen te helpen;
• Je communiceert vlot en werkt efficiënt samen met je collega's, de transversale diensten en de externe partners ;
• Je bent in staat om te werken in een multidisciplinair team en in een collaboratieve omgeving ;
• Je beschikt idealiter over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands, eventueel aangetoond met een Selor-attest (schriftelijke en mondelinge proef).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract voor bepaalde duur van zes maanden (mogelijkheid tot contract voor onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau B1 - administratief secretaris). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor de behaalde diploma's buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer inlichtingen:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd !

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.