Een administratief secretaris (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Stedenbouw heeft de verantwoordelijkheid om stedenbouwkundige vergunningen af te leveren aan de burgers en de goede uitvoering ervan te verzekeren. Hij houdt zich voornamelijk bezig met de behandeling van de aanvragen die gericht zijn aan het college van burgemeester en schepenen.

Hij verschaft ook stedenbouwkundige inlichtingen over de gewestelijke of gemeentelijke verordenende bepalingen die van toepassing zijn op een goed.

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

• Je staat rechtstreeks in contact met iedereen die stedenbouwkundige inlichtingen vraagt (notarissen, vastgoedmakelaars, burgers, ...);
• Je vervult administratieve taken, bereidt allerlei documenten voor en stelt ze op (invoeren, opmaak van brieven, zoeken naar informatie over stedenbouwkundige vergunningen en stedenbouwkundige inbreuken, ...);
• Je beheert en verzekert de opvolging van de administratieve dossiers die onder jouw bevoegdheid vallen (organisatie, verwerking en planning van de taken);

• Je adviseert, informeert en oriënteert de gebruikers van de dienst;
• Je doet voorstellen om de interne processen te verbeteren en de kwaliteit van de geleverde diensten te optimaliseren.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een bachelordiploma/graduaat in de bestuurswetenschappen, in de rechten of in een technische richting (bouw/landmeter-schatter) of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je kan plannen opgesteld door architecten lezen ;
• Je bent stressbestendig en flexibel ;
• Je staat graag ten dienste van het publiek en van de Ukkelse bevolking ;
• Je hebt verantwoordelijkheidszin en bent georganiseerd ;
• Je voert je taken zelfstandig en gestructureerd uit onder toezicht van de verantwoordelijke van de dienst ;
• Je bent nauwgezet in de opvolging van je dossiers ;
• Je leeft termijnen en prioriteiten na ;
• Je werkt samen en deelt relevante informatie met anderen ;
• Je kan goed analyseren, initiatief nemen en organiseren ;
• Je bent polyvalent ;
• Je hebt een luisterend oor en bent assertief ;
• Je kan goed teksten opstellen ;
• Je werkt graag in een dynamisch en gemotiveerd team ;
• Je bevordert de goede verstandhouding en bent bereid je collega's te helpen ;
• Je behartigt de belangen van ons bestuur ;
• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands (eventueel aangetoond door een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge kennis) ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, enz.).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Vervangingscontract ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37u30/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau B1). Ter informatie: bruto maandloon van € 3.086,87 voor 5 jaar ervaring en € 3.578,27 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden).
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website www.ukkel.be (rubriek "Werken bij de gemeente Ukkel") in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd !

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag, zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.