Administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT:

De dienst Stedenbouw is verantwoordelijk voor het afleveren van stedenbouwkundige vergunningen aan de burgers en voor het toezicht op de correcte uitvoering ervan. De dienst behandelt hoofdzakelijk de aanvragen die gericht zijn aan het College van Burgemeester en Schepenen.

Functie

BELANGRIJKSTE TAKEN:

• U ontvangt burgers elke ochtend en twee namiddagen per week voor het indienen van stedenbouwkundige vergunningen, het neerleggen van documenten of het raadplegen van archieven.

• U organiseert de raadpleging van archiefdossiers en volgt aanvragen tot reproductie van documenten op: invoeren van aanvragen, voorbereiding van dossiers, opzoekingen in de archieven, klasseren, scannen van documenten en versturen per e-mail.

• U volgt ingediende dossiers en documenten op.

• U bereidt diverse documenten voor en stelt ze op (attesten van neerlegging, verzendmails, …).

• U ontvangt, informeert en begeleidt de gebruikers van de dienst.

• U ontvangt de burgers ter plaatse en geeft hen de nodige informatie.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL:

• U beschikt over een diploma van het hoger secundair onderwijs (CESS) of een gelijkwaardig diploma erkend in België.

• U heeft minstens 3 jaar administratieve ervaring.

• U werkt graag in dienst van het publiek en de Ukkelse burgers.

• U heeft goede sociale vaardigheden.

• U beschikt over goede schrijfvaardigheden.

• U werkt graag in een dynamisch en gemotiveerd team. U draagt bij tot een goede samenwerking en helpt graag collega’s.

• U bent georganiseerd en voert uw taken autonoom en gestructureerd uit, onder toezicht van het diensthoofd.

• U werkt nauwgezet aan de opvolging van dossiers. U respecteert deadlines en prioriteiten.

• U werkt samen en deelt informatie.

• U bent polyvalent.

• U verdedigt de belangen van onze administratie.

• U heeft een actieve kennis van het Frans en een basiskennis van het Nederlands (eventueel bewezen door een SELOR-attest – schriftelijke en mondelinge proef).

• U beheerst courante IT-toepassingen (tekstverwerking, rekenblad, e-mail, …).

Aanbod

ONS ENGAGEMENT:

De gemeente Ukkel voert een actief diversiteitsbeleid dat gelijke kansen en gendergelijkheid garandeert. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun competenties, ongeacht leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.
Voor de leesbaarheid van deze vacature is de functie in de mannelijke vorm geschreven.

ONS AANBOD:

• Vervangingscontract

• Onmiddellijke indiensttreding

• Voltijds (37u30/week), flexibel uurrooster van maandag tot vrijdag tussen 7u30 en 17u30

• Salaris volgens de gemeentelijke barema’s – niveau C1. Ter info: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar anciënniteit en € 3.129,14 voor 15 jaar anciënniteit (mits voorlegging van geldige attesten)

• Volledige overname van anciënniteit uit de openbare sector, en overname van relevante ervaring uit de privésector

• Maaltijdcheques (€8)

• Bijdrage in een aanvullend pensioenstelsel

• Eindejaarspremie

• Flexibele uren (voor zover compatibel met interne opleidingen) en een goede balans werk/privéleven, onder meer dankzij wettelijke en extra-wettelijke verlofdagen (minimum 38,5 dagen)

• Gratis STIB-abonnement

• Terugbetaling van 80% van de kosten voor andere openbaarvervoersmaatschappijen

• Fiets- en voetgangerspremie

• Tweetaligheidspremie op basis van SELOR-attesten

• Talrijke opleidingsmogelijkheden

• Bijdrage in de hospitalisatieverzekering (Ethias)

VOORWAARDEN VOOR GELDIGHEID VAN DE KANDIDATUUR:

Bent u geïnteresseerd in deze functie? Vul dan het sollicitatieformulier in op onze website en voeg zeker de volgende documenten toe:

• Een curriculum vitae

• Een motivatiebrief

• Een kopie van het (de) vereiste diploma(’s) of een gelijkwaardigheidserkenning
  Voor diploma’s behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van de Franse of Vlaamse Gemeenschap vereist.

Meer info:
→ http://www.equivalences.cfwb.be (Franse Gemeenschap)
→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen zonder alle vereiste documenten worden niet in behandeling genomen!

SELECTIEPROCEDURE:

Een eerste selectie gebeurt op basis van het cv, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de relevante kennis en/of ervaring van de kandidaten.
De selectieprocedure bestaat uit maximum vier stappen:

• Een eventueel telefonisch gesprek om uw motivatie te evalueren en bepaalde aspecten van uw cv te verduidelijken

• Een selectiegesprek met een rekruteringscommissie (HR, expert en management) om uw gedrags- en technische competenties te beoordelen

• Afhankelijk van de noden van de functie, een schriftelijke proef om schrijfvaardigheid, synthesevermogen en analysevermogen te testen, en/of een online persoonlijkheidsvragenlijst (ongeveer 20 minuten) die uw professionele gedragingen, sterktes en zwaktes in kaart brengt

De volledige procedure duurt gemiddeld maximaal twee maanden.