Administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Burgerlijke Stand levert uittreksels en aktes van burgerlijke stand af en is administratief verantwoordelijk voor geboorten, huwelijken, overlijdens, naams- en geslachtsveranderingen. Hij houdt zich ook bezig met de transcriptie van scheidingen en vonnissen.

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

Je bent voornamelijk belast met het onthaal van de burgers aan het loket.

Buiten de openingsuren voor de burgers beheer je je administratieve opvolging, meer bepaald:

• De afgifte van aktes en de administratieve opvolging ervan ;
• De opmaak van aktes ;
• Het beheer van de mailbox van de dienst ;
• De telefonische aanvragen ;
• De harmonieuze en efficiënte samenwerking met de ambtenaar van de Burgerlijke Stand ;
• Het contact met de externe betrokkenen.

Af en toe sta je de ambtenaar van de Burgerlijke Stand bij op zaterdag tijdens de viering van huwelijken en huwelijksverjaardagen en 's avonds tijdens bepaalde plechtigheden.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je staat graag ten dienste van het publiek ;
• Je bent een geboren organisatietalent en neemt initiatief ;
• Je geeft blijk van teamgeest en bent resoluut oplossingsgericht ;
• Je hebt een luisterend oor en gaat graag met mensen om ;
• Je houdt van verantwoordelijkheid ;
• Je hebt een actieve kennis van het Frans (schriftelijke en mondelinge communicatie). Een goede kennis van het Nederlands is onontbeerlijk ;
• Je gaat nauwkeurig te werk bij invoeringstaken ;
• Je kan analyseren en initiatief nemen en bent polyvalent ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, enz.) ;
• Je beschikt idealiter over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands, eventueel aangetoond met een Selor-attest (schriftelijke en mondelinge proef).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract voor bepaalde duur van zes maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract voor onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Glijdende uren (5 dagen/week) van maandag tot vrijdag met vier tot vijf zaterdagen per jaar om de ambtenaar van de Burgerlijke Stand bij te staan bij de viering van huwelijken en huwelijksverjaardagen en eventueel een of twee avonden per jaar voor allerlei plechtigheden ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1 - administratief assistent). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer inlichtingen:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd !

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.