Administratief assistent (M/V/X)

Functie

CONTEXT:

De dienst Gezinnen beheert meer bepaald de verschillende bezettingen van de Family Corner en de Veertiendaagse van het kleine kind. De dienst Kinderdagverblijven houdt zich bezig met de goede werking van de vier gemeentelijke kinderdagverblijven en de twee opvanghaltes. De dienst Gezondheid en het gemeentelijk PSE verrichten voornamelijk opdrachten ter bevordering van de gezondheid op school en de gezondheidsopvolging van diverse doelgroepen. De dienst Personen met een handicap organiseert de vergaderingen met de GAPH om de situatie van kwetsbaren met een tijdelijke of permanente handicap te verbeteren. De dienst Gelijke Kansen en Gendergelijkheid waakt tot slot over de uitvoering van het actieplan voor de wettelijkheid van de rechten van vrouwen en van alle minderheden.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN:

• U bereidt dossiers voor en verzekert er het beheer en de dagelijkse administratieve opvolging van (facturering, bestelling van voedsel en geneesmiddelen, enz.);
• U stelt allerlei documenten op (brieven en e-mails, verslagen aan het college, nota's, processen-verbaal, enz.);
• U bent een van de contactpersonen voor de gebruikers van de dienst. U ontvangt, informeert, adviseert en oriënteert ze;
• U ondersteunt uw collega's en de verantwoordelijke van de dienst bij hun dagtaken, meer bepaald door hen relevante informatie te bezorgen;
• U werkt samen met de andere cellen van de dienst (kinderdagverblijven, opvanghaltes, gezondheidscentrum, ...);
• U optimaliseert en draagt bij aan de ontwikkeling van de interne processen en procedures;
• U biedt ondersteuning bij de organisatie van gerichte activiteiten;
• U codeert en archiveert de documenten die behandeld zijn met naleving van de regels van de AVG.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL:

• U bent houder van een getuigschrift hoger middelbaar onderwijs of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franstalige gemeenschap;
• U houdt van het contact met en het onthaal van het publiek. U begeleidt en ondersteunt het in de administratieve stappen en luistert aandachtig;
• U organiseert uw taken zelfstandig en gestructureerd onder toezicht van de verantwoordelijke van de dienst;
• U ontwikkelt een teamgeest;
• U kunt goed analyseren, organiseren en bent polyvalent;
• U heeft verantwoordelijkheidszin bij het vervullen van uw taken;
• U beschikt over een actieve kennis van het Frans en een goede kennis van het Nederlands (eventueel aangetoond door een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge kennis);
• Kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, enz.).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS:

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD:

• Voltijds vervangingscontract. Onmiddellijke indiensttreding;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1 - administratief assistent);
• Er wordt rekening gehouden met uw volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie;
• Maaltijdcheques (nominale waarde van € 8);
• Aangename werkomgeving;
• Eindejaarstoelage;
• Glijdende werktijd (37,5 uur/week);
• Gratis MIVB-abonnement;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer;
• Fiets- en voetgangersvergoeding;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen;
• Mogelijkheid tot telewerk;
• Diverse voordelen in het kader van de sociale dienstverlening voor het personeel (tussenkomst in de hospitalisatieverzekering, ...).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE:

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit verschillende fases, meer bepaald:

• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.