Directeur (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT:

Het departement Burgerlijke Stand omvat 85 medewerkers, verdeeld over 4 diensten: de dienst Bevolking (Reispassen en strafregister), Vreemdelingen, Geboorten en Huwelijken en Overlijdens. Het is ook belast met het beheer van de twee Ukkelse begraafplaatsen: die van de Dieweg en die van Verrewinkel.

Dit departement is het eerste gezicht van het bestuur en heeft als opdracht om dagelijks de burgers te onthalen en ze te begeleiden bij hun administratieve stappen. Het houdt zich onder andere bezig met de afgifte van identiteitsdocumenten, rijbewijzen, uittreksels uit het strafregister, geboorteakten, verblijfsdocumenten, enz. Het stelt alles in het werk om de Ukkelaars een efficiënte en professionele dienst te verlenen in naleving van de geldende wetgeving.

Het departement Burgerlijke Stand waakt ook over de goede organisatie van de gemeenteraads-, gewestelijke, federale en Europese verkiezingen, in nauwe samenwerking met de FOD Binnenlandse Zaken en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Functie

OPDRACHT:

Als departementshoofd verzorg je een rol van deskundige en draag je actief bij aan de verwezenlijking van de doelstellingen in het verlengde en met inachtneming van de waarden van het bestuur. Je zorgt voor de kwaliteit van de prestaties die aan de burgers aangeboden worden en voor hun tevredenheid.

Onder toezicht van de gemeentesecretaris breng je de strategie van de politieke organen en het directiecomité in de praktijk. Hiervoor start je de acties van de verschillende diensten onder je verantwoordelijkheid op, oriënteer en superviseer je ze door je medewerkers te betrekken, te motiveren en te stimuleren. Je waakt erover een rustig, gunstig en dynamisch werkklimaat te garanderen.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN:

Leiding van het departement en van zijn diensten:

• Je verzorgt een rol van deskundige in je domein en ontwikkelt je kennis voortdurend;
• Je analyseert de werking van het departement en stelt acties ter verbetering voor;
• In samenwerking met de leden van het directiecomité en de politieke mandatarissen bepaal en verzorg je de uitvoering van de doelstellingen van het departement;
• Je neemt actief deel aan het directiecomité en waakt over de uitvoering van zijn beslissingen.

Teambeheer:

• Je werkt mee aan de definiëring van het kader en van de functieprofielen;
• Je voert gesprekken in verband met het humanresourcesmanagement van het departement (aanwerving, evaluatie, enz.) en organiseert interne vergaderingen;
• Je begeleidt en ondersteunt de dienstchefs in hun functie;
• Je werkt mee aan de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden binnen de verschillende diensten;
• Je superviseert en coördineert de teams van je departement;
• Je begeleidt de medewerkers en stelt hen de nodige middelen ter beschikking om hun competenties te ontwikkelen en bij te schaven.

Administratief en financieel beheer:

• Je maakt de investerings- en werkingsbudgetten op die aan het departement toegekend werden en controleert ze;
• Je controleert en valideert administratieve, reglementaire en budgettaire documenten.

Communicatie:

• Je waakt over de overdracht van de relevante informatie aan je dienstchefs en aan de bevolking;
• Je bent de tussenpersoon tussen het college van burgemeester en schepenen (of je schepen) en de verschillende diensten onder je verantwoordelijkheid;
• Je vertegenwoordigt het bestuur bij verschillende interne en externe instanties en bent de promotor van zijn waarden en van de kwalitatieve dienstverlening van de ambtenaars aan het publiek.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL:

• Je bent houder van een master in de rechten of een gelijkwaardig diploma erkend door de Federatie Wallonië-Brussel of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde);
• Je hebt een zeer goede kennis van de werking van het bestuur en van de Brusselse instellingen;
• Je beheerst de wetgeving in verband met de aangelegenheden die behandeld worden in de verschillende diensten van het departement (Burgerlijk Wetboek, koninklijk besluit van 21 juli 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister; de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, enz.);
• Je hebt minstens 5 jaar afdoende ervaring in een gelijkaardige functie;
• Een aanvullende opleiding in management en personeelsbeheer is een pluspunt;
• Je hebt zin voor openbare dienstverlening, hecht belang aan het algemeen nut en handelt eerlijk en professioneel;
• Je bent resultaatgericht en in staat om je teams te mobiliseren;
• Je geeft blijk van participatief leiderschap en beschikt over natuurlijk gezag;
• Je bent in staat om de gemoederen te bedaren of op te treden als bemiddelaar om conflicten op te lossen;
• Je hebt verantwoordelijkheidszin en bent een organisatietalent;
• Je bent dynamisch en staat open voor veranderingen;
• Je bent flexibel, polyvalent en stressbestendig;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, enz.).

ONZE VERBINTENIS:

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

Taal

• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands, eventueel aangetoond met een Selor-attest (schriftelijke en mondelinge proef).

Aanbod

ONS AANBOD:

• Contract van onbepaalde duur;
• Voltijds (37,5 uur/week);
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau A7 - departementshoofd). Ter informatie: barema: min. € 63.114,74/max. € 101.527,06 (bedragen geïndexeerd volgens de huidige index);
• Maaltijdcheques (€ 8);
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig is voor de functie;
• Mogelijkheid om een taalpremie te krijgen op basis van Selor-attesten;
• Eindejaarspremie;
• Aangename werkomgeving;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé, onder andere door een voordelig stelsel van wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen);
• Mogelijkheid tot structureel en/of occasioneel telewerk;
• Gratis MIVB-abonnement;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer;
• Fiets- en voetgangersvergoeding;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias);
• Voordelen bij bepaalde lokale handelaars;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden.

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDEN:

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE:

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure bestaat uit de volgende stappen:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een eerste sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Een assessment door een externe firma om de competenties van de geselecteerde kandidaten te controleren;
• Een tweede en laatste gesprek in aanwezigheid van de schepen(en) en de gemeentesecretaris;
• Een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag, zijn sterke en zwakke punten te identificeren.