Een administratief assistent
Bedrijfsdetails
CONTEXT:
Het departement Human Resources omvat momenteel de Personeelsdienst en de dienst Bezoldigingen en Pensioenen. Het is de taak van het departement een vernieuwend humanresourcesbeleid aangepast aan de noden van de gemeente voor te stellen en in te voeren.
Als partner van het bestuur start het departement Human Resources de projecten op en/of begeleidt ze in samenhang met de strategie bepaald door het directiecomité en met de visie van de beleidsorganen van de gemeente. Op praktischer vlak verzorgt het het administratief beheer van de loopbaan van ongeveer 1.000 statutaire en/of contractuele ambtenaars, met naleving van de wetgeving.
Functie
UW TAKEN :
- U berekent de wedden van het gemeentepersoneel.
- U maakt de dossiers van de personeelsleden aan in de software "Persée" en werkt ze bij.
- U voert de gegevens in die een invloed hebben op de wedden (ziekte, bevorderingen, overuren, verplaatsingskosten, toelagen, premies, gezinssituatie, ...).
- U controleert de ingevoerde gegevens.
- U verzorgt de opvolging van de trimestriële aangiftes aan het RSZ.
- U berekent het vakantiegeld en de eindejaarstoelage.
- U bezorgt de loonfiches en de fiscale stroken aan de ambtenaars.
- U stelt geldelijke formulieren, vorderingsstaten en betalingsopdrachten op.
- U informeert het personeel over het salaris en de desbetreffende aangelegenheden.
- U maakt een simulatie van de wedde op bij aanwervingen of op vraag van het personeel.
- U stelt getuigschriften op en vervolledigt de aangiftes van sociale risico's.
- U stelt lijsten, tabellen en grafieken op in het kader van specifieke vragen naar informatie of analyse.
- U archiveert de behandelde documenten.
Profiel
GEZOCHT PROFIEL:
- U bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs ;
- U staat graag ten dienste van het publiek en van de belastingbetaler ;
- U bent nauwgezet in de opvolging van uw dossiers ;
- U werkt graag op zelfstandige basis, maar functioneert ook goed in een team ;
- U leeft termijnen en prioriteiten na ;
- U hebt verantwoordelijkheidszin ;
- U houdt van wiskunde ;
- U kunt goed analyseren ;
- U bent systematisch, gestructureerd en beschikt over zin voor organisatie ;
- U bent stressbestendig en flexibel ;
- U kunt goed schrijven en bent communicatief ingesteld ;
- Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands, eventueel aangetoond door een Selor-attest (schriftelijke en mondelinge kennis) ;
- Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, virtuele vergaderingen, enz.).
- Ervaring in het vakgebied van payroll is een pluspunt.
Taal
U beschikt over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest van de schriftelijke en mondelinge proef).
Aanbod
ONZE VERBINTENIS :
De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.
Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.
ONS AANBOD :
- Contract met bepaalde duur van zes maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
- Onmiddellijke indiensttreding ;
- Voltijds (37,5 uur/week) ;
- Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
- Maaltijdcheques (€ 8) ;
- Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
- Aangename werkomgeving ;
- Professionele opdracht in een dynamisch team ;
- Eindejaarspremie ;
- Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
- Gratis MIVB-abonnement ;
- 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
- Fiets- en voetgangersvergoeding ;
- Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
- Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
- Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
- Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).
ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :
Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:
- Een curriculum vitae
- Een motivatiebrief
- Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest
Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.
Voor meer info:
→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)
→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)
Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!
SELECTIEPROCEDURE :
Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.
De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:
- Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
- Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
- Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag, zijn sterke en zwakke punten te identificeren.
De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.